Podstawowym aktem prawnym określającym tryb przyjmowania i załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2017 r. poz. 1257).
Sposób przyjmowania i załatwiania spraw dotyczących skarg i wniosków reguluje dodatkowo rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków .
Sprawy wpływające do Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Międzyrzeczu są ewidencjonowane przez sekretariat.
Po wpływie pisma do sekretariatu, jest ono przedkładane Państwowemu Powiatowemu Inspektorowi Sanitarnemu w Międzyrzeczu, który następnie dekretuje je – wskazuje pracownika odpowiedzialnego za merytoryczne załatwienie sprawy. O kolejności załatwiania lub rozstrzygania spraw decyduje kolejność ich wpływu.
Sprawy powinny być załatwiane w urzędzie bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów. Urząd powinien także załatwić sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.
Jeżeli do rozstrzygnięcia sprawy potrzebne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, urząd powinien rozstrzygnąć sprawę w ciągu miesiąca od dnia złożenia wniosku, sprawę wyjątkowo skomplikowaną należy rozstrzygnąć w ciągu 2 miesięcy. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym wyżej urząd obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą. Podanie powinno zawierać co najmniej:
1) imię i nazwisko osoby, od której pochodzi,
2) jej adres,
3) przedstawienie żądania.
Podanie numeru telefonu nie jest obowiązkowe, ale ułatwi urzędowi kontakt i może przyspieszyć postępowanie.
W trakcie postępowania obywatel ma prawo wglądu w akta swojej sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Te czynności są dokonywane w lokalu urzędu w obecności pracownika.
Obywatel może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.
Organ administracji publicznej przeprowadzając kontrolę na miejscu sporządza protokół. Protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono oraz jakie uwagi zgłosiły obecne osoby.
Protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole.
Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje osoba kontrolowana, a drugi jest dołączany do akt sprawy.
Organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji administracyjnej, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej.
Jeżeli obywatel jest niezadowolony z decyzji i nie zgadza się z nią, ma prawo odwołania się do organu II instancji.
Odwołanie wnosi się do organu wyższego stopnia w ciągu 14 dni, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Termin liczy się od dnia doręczenia decyzji obywatelowi do dnia nadania na poczcie lub złożenia w urzędzie osobiście. Jeśli odwołanie zostało wniesione po terminie, organ nie rozpatruje odwołania. W razie zaistnienia wyjątkowych okoliczności obywatel może złożyć wniosek o przywrócenie terminu, który minął.
Treść odwołania nie musi spełniać szczególnych wymogów. Wystarczy, jeżeli wynika z niego, że obywatel jest niezadowolony z rozstrzygnięcia. Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia.
Wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji. Nie dotyczy to jednak tych decyzji, z których treści wynika, że mają być wykonane natychmiast lub ich natychmiastowe wykonanie następuje z mocy ustawy.
Termin załatwienia odwołania przez organ II instancji jest taki sam jak termin w organie I instancji. Jeżeli obywatel uważa, że decyzja organu odwoławczego jest niezgodna z prawem, może ją zaskarżyć do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Skargę wnosi się w terminie 30 dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcie w sprawie, za pośrednictwem organu który ją wydał.
