Sposób i terminy załatwiania spraw regulują przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1263 z późn. zm.
Sprawy są załatwiane przez Państwową Inspekcję Sanitarną wg kolejności wpływu.
Sprawy są załatwiane w urzędzie bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów. Jeżeli do rozstrzygnięcia sprawy potrzebne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, urząd rozstrzyga sprawę w ciągu miesiąca od dnia złożenia wniosku. Jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana, wówczas urząd ma 2 miesiące na jej rozpatrzenie.
O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym wyżej Urząd zawiadamia strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą. Podanie powinno zawierać co najmniej:
- imię i nazwisko osoby, od której pochodzi,
- jej adres,
- przedstawienie żądania.
Podanie numeru telefonu nie jest obowiązkowe, ale ułatwi urzędowi kontakt i może przyspieszyć postępowanie.
Urząd doręcza pisma:
- za pokwitowaniem przez pocztę,
- przez swoich pracowników,
można też zastrzec sobie odbiór osobisty.
Doręczenie może nastąpić także za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania: wystąpił do urzędu o doręczenie lub wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą takich środków.
PPIS w Sulęcinie zapewnia obywatelom udział w każdym etapie postępowania, a przed wydaniem rozstrzygnięcia umożliwia im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
W trakcie postępowania obywatel ma prawo wglądu w akta swojej sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Te czynności są dokonywane w lokalu urzędu w obecności pracownika.
Obywatel może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.
PPIS w Sulęcinie przeprowadza kontrole. Protokół z kontroli sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby. Protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje osoba kontrolowana, a druga jest dołączana do akt sprawy.
PPIS w Sulęcinie załatwia sprawę przez wydanie decyzji administracyjnej, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej.
Jeżeli obywatel jest niezadowolony z decyzji i nie zgadza się z nią, ma prawo odwołania się do organu II instancji tj. do Lubuskiego Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego w Gorzowie Wlkp. Odwołanie wnosi się do organu wyższego stopnia w ciągu 14 dni, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Termin liczy się od dnia doręczenia decyzji obywatelowi do dnia nadania na poczcie lub złożenia w urzędzie osobiście. Jeśli odwołanie zostało wniesione po terminie, organ nie rozpatruje go. W razie zaistnienia wyjątkowych okoliczności obywatel może złożyć wniosek o przywrócenie terminu, który minął. Treść odwołania nie musi spełniać szczególnych wymogów. Wystarczy, jeżeli wynika z niego, że obywatel jest niezadowolony z rozstrzygnięcia. Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji. Nie dotyczy to jednak tych decyzji, z których treści wynika, że mają być wykonane natychmiast lub ich natychmiastowe wykonanie następuje z mocy ustawy.
Organ odwoławczy wydaje nową decyzję, w której:
- utrzymuje w mocy zaskarżoną decyzję albo
- uchyla zaskarżoną decyzję i orzeka co do istoty sprawy albo
- uchyla zaskarżoną decyzję i przekazuje sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi pierwszej instancji lub
- umarza postępowanie.
Jeżeli obywatel uważa, że decyzja organu II instancji jest niezgodna z prawem, może ją zaskarżyć do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skargę wnosi się w terminie 30 dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie, za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi.
Od wydanego przez Wojewódzki Sąd Administracyjny wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie przysługuje skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Skarga kasacyjna powinna być sporządzona przez adwokata lub radcę prawnego. Zainteresowana osoba ma na złożenie skargi 30 dni od dnia doręczenia odpisu orzeczenia z uzasadnieniem.
