Zapytanie ofertowe dla zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej równowartości 130 000,00 zł z dnia 09.12.2022 r.
Zapraszam do złożenia oferty na niżej opisany przedmiot zamówienia:
1. Zamawiający
Powiatowa Stacja Sanitarno- Epidemiologiczna
W Gorzowie Wlkp.
Ul. Kosynierów Gdyńskich 27
66-400 Gorzów Wlkp.
2. Nazwa zamówienia: świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym przez operatora pocztowego zwanego dalej Wykonawcą w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów oraz świadczenie usług kurierskich w okresie od 01.01.2023 r. do 31.12.2024 r.
Kod CPV * 64100000-7
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym przez operatora pocztowego zwanego dalej „Wykonawcą” w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, oraz ich ewentualnych zwrotów oraz świadczenie usług kurierskich na potrzeby Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej W Gorzowie Wlkp.
Istotne zasady realizacji zamówienia.
- Płatność za zrealizowane usługi będzie dokonywana w formie opłaty z dołu w okresach miesięcznych na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w umowie. Przez „opłatę z dołu” należy rozumieć opłatę w całości wniesioną przez Zamawiającego, bezgotówkowo, poprzez złożenie polecenia przelewu w terminie późniejszym niż nadanie przesyłek pocztowych. Płatność za zrealizowane usługi będzie dokonywana w ramach podzielonej płatności.
- Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - rodzaje oraz szacunkowe ilości przesyłek pocztowych w okresie objętym zamówieniem zostały ujęte formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 1A do zapytania ofertowego.
- Wykonawca wyraża zgodę na dokonanie zmian ilościowych i rodzajowych przesyłek pocztowych w ramach świadczonych usług ujętych przez Zamawiającego w formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 1A do zapytania ofertowego, z uwagi na to, że są to wielkości szacunkowe, przyjęte w celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty mogące ulec zmianie (zwiększeniu lub zmniejszeniu) w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu w/w zmian.
4. Zakres przedmiotu zamówienia:
4.1. Świadczenie usług obejmować będzie:
1) świadczenie usług pocztowych polegających w szczególności na odbiorze, przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu:
a) przesyłek listowych krajowych nierejestrowanych ekonomicznych (listy zwykłe) - format S o wadze do 500g, M do 1000g, L do 2000g,
b) przesyłek listowych krajowych nierejestrowanych priorytetowych (listy zwykłe priorytetowe) - format S o wadze do 500g, M do 1000g, L do 2000g,
c) przesyłek listowych krajowych rejestrowanych ekonomicznych (listy polecone) - format S o wadze do 500g, M do 1000g, L do 2000g,
d) przesyłek listowych krajowych rejestrowanych priorytetowych (listy polecone priorytetowe) - format S o wadze do 500g, M do 1000g, L do 2000g,
e) przesyłek listowych krajowych ekonomicznych rejestrowanych z potwierdzeniem odbioru (polecone z ZPO) - format S o wadze do 500g, M do 1000g, L do 2000g,
f) przesyłek listowych krajowych rejestrowanych priorytetowych z potwierdzeniem odbioru (listy polecone priorytetowe z ZPO) - format S o wadze do 500g, M do 1000g, L do 2000g,g) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych (strefa A,B,C,D) o wadze do 50g,
h) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych priorytetowych (strefa A,B,C,D) o wadze do 50g,
i) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych z potwierdzeniem odbioru (strefa A,B,C,D) o wadze do 50g,
j) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych priorytetowych z potwierdzeniem odbioru (strefa A,B,C,D) o wadze do 50g,
k) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych (strefa A,B,C,D) o wadze ponad 50g do 100g,
l) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych priorytetowych (strefa A,B,C,D) o wadze ponad 50g do 100g,
m) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych z potwierdzeniem odbioru (strefa A,B,C,D) o wadze ponad 50g do 100g,
n) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych priorytetowych z potwierdzeniem odbioru (strefa A,B,C,D) o wadze ponad 50g do 100g,
o) paczek pocztowych ekonomicznych krajowych Gabaryt A i B, o wadze do 1kg, ponad 1kg do 2kg, ponad 2kg do 5kg, ponad 5kg do 10kg,
p) paczek pocztowych priorytetowych krajowych Gabaryt A i B, o wadze do 1kg, ponad 1kg do 2kg, ponad 2kg do 5kg, ponad 5kg do 10kg, oraz zwrotach przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia adresatowi.
2) świadczenie usług kurierskich – przesyłki kurierskie: do 1 kg, do 5 kg, ponad 5 kg do 10 kg, ponad 10 kg do 20 kg, zadeklarowana wartość dla ww. przesyłek: od 2.000 zł do 4.000 zł
Wymiary przesyłek:
1) FORMAT S to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm,
2) FORMAT M to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230mm,
3) FORMAT L to przesyłki o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
Wymiary paczek pocztowych:
1) Gabaryt A to paczki o wymiarach: MINIMUM -wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM -żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm,
2) GABARYT B to paczki o wymiarach: MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, MAKSIMUM - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm,
4.2. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi doręczania przesyłek pocztowych do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i za granicami kraju (zgodnie z Informacjami dodatkowymi dotyczącymi usług pocztowych w obrocie zagranicznym).
4.3. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania przy doręczaniu korespondencji przepisów art. 43, art. 44 § 1-3, art. 45 art. 46 § 1-2, 47 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2000 ze zm.).
4.4. Wykonawca musi dysponować taką siecią swoich placówek, aby odbiór przesyłki pocztowej przez adresata był możliwy w dniu jej awizowania.
4.5. Usługa doręczenia powinna być wykonana w jak najkrótszym czasie, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie z dnia 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 896 ze zm.) i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi.
4.6.Realizacja przedmiotowej usługi odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przesyłek do nadania oraz zestawień ilościowych w przypadku przesyłek nierejestrowanych (zwykłych) i zestawień z wyszczególnieniem adresatów w książce nadawczej.
4.7. Odbiór przesyłek do wysyłki będzie każdorazowo dokumentowany przez przedstawiciela Wykonawcy pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej sporządzanej przez Zamawiającego (dla przesyłek rejestrowanych i zwykłych).
4.8.Nadanie przesyłek objętych przedmiotem umowy, następować będzie w dniu ich odebrania. Przesyłki muszą mieć datę nadania zgodną z datą ich odbioru. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (itp. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń, o których mowa lub ich usunięcia powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym, a w przypadku braku możliwości usunięcia niezgodności Zamawiający wycofa przesyłkę przeznaczoną do nadania.
4.9. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce pocztowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (tożsame z danymi wskazanymi w pocztowej książce nadawczej określając rodzaj przesyłki (zwykła, priorytetowa, polecona, czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – ZPO).
4.10.Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek pocztowych w stanie uporządkowanym, tj. przekazania przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku: • Rejestrowanych – według kolejności wpisów w pocztowej książce nadawczej w postaci wydruku sporządzonego przez Zamawiającego,
Nierejestrowanych (zwykłych) – w podziale wynikającym z zestawienia ilościowego
4.11.Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona lub zaklejona. Opakowanie paczki pocztowej powinno gwarantować zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości oraz uniemożliwiać uszkodzenie zawartości paczki w czasie przemieszczania
4.12. Zamawiający zobowiązuje się korzystać z uzgodnionego z Wykonawcą wzoru druku potwierdzenia odbioru, przy czym wszelkie wymagane oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych oraz druki wymagane do nadania przesyłek rejestrowanych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. Wyjątek stanowią druki potwierdzenia odbioru zalecane przy doręczaniu decyzji administracyjnych zgodnie z przepisami ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postepowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2000 ze zm.), które Zamawiający będzie posiadał we własnym zakresie.
4.13.Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie doręczać przyjęte do przemieszczenia i doręczenia przesyłki pocztowe krajowe najszybszej kategorii w dniu następnym, jednak nie później niż po upływie 4 dni od dnia ich nadania.
4.14 Zamawiający wymaga, aby wszystkie przesyłki dostarczone były do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia, w oryginalnym opakowaniu. Nie dopuszcza się „przepakowywania” oryginalnych przesyłek w inne opakowania. W przypadku ich uszkodzenia, Zamawiający wymaga aby informacja o fakcie uszkodzenia została niezwłocznie przekazana do Zamawiającego.
4.15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do reklamacji w przypadku zagubienia przesyłki lub potwierdzenia odbioru, w wyniku czego nie zostaną one dostarczone do odbiorcy. Reklamacja obejmować może także przypadek nie dostarczenia do siedziby zamawiającego zwrotnego potwierdzenia odbioru (zgubienie zpo), dostarczenie go po terminie wynikającego z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa oraz wewnętrznych uregulowań wykonawcy, czy brak uzupełnienia go wymagane dane (takie jak m.in. data odbioru, podpis odbiorcy, data wydania, podpis wydającego). Reklamacja odbywać się będzie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz wewnętrznymi uregulowaniami Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie także prawo do ubiegania się o wystawienie duplikatu zwrotnego potwierdzenia odbioru.
4.16 Dane dotyczące szacunkowej liczby poszczególnych rodzajów przesyłek pocztowych planowanych w skali 12 miesięcy Zamawiający przedstawił w formularzu ofertowym. Podane w nim liczby przesyłek są wielkościami orientacyjnymi przyjętymi tylko w celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Faktyczna liczba przesyłek pocztowych nadanych przez Zamawiającego w okresie 12 miesięcy może odbiegać od tych danych.
4.17. Przesyłki kurierskie:
4.17.1 Bezpośredni odbiór przesyłki z wyznaczonego miejsca w siedzibie Zamawiającego po wcześniejszym zleceniu telefonicznym lub pocztą elektroniczną na wskazany adres e-mailowy. Odbioru przesyłek w dniu zgłoszenia czyli w dni robocze w godzinach od 8.00 do 14.00 od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
4.17.2 Śledzenie przesyłki od momentu nadania do doręczenia.
4.17.3 Doręczenie przesyłki adresatom do rąk własnych lub osoby uprawnionej do jej odbioru w gwarantowanym terminie czyli w dniu następnym do godz. 1200 z uzyskaniem pokwitowania odbioru przesyłki.
4.17.4 Maksymalna waga nadawanych przesyłek kurierskich do 31,5 kg
4.17.5.Cena ofertowa za przesyłki kurierskie winna uwzględniać wszystkie zastosowane prowizje, narzuty, cenę paliwa oraz ubezpieczenia przesyłki (wymóg ubezpieczenia od uszkodzenia lub utraty do 100 zł (słownie: sto złotych każda).
4.17.6. Zamawiający wymaga by Wykonawca dostarczył przesyłkę kurierską w stanie nienaruszonym.
4.17.7 Nadawane przesyłki będą zapakowane i odpowiednio zabezpieczone przez Zamawiającego.
4.17.8 Wykonawca będzie wystawiał faktury VAT w okresach rozliczeniowych równych jednemu miesiącowi kalendarzowemu.
4.17.9 Zgodnie z taryfami wykonawcy w uzasadnionych przypadkach zwrot dla każdego rodzaju przesyłki uwzględniając ich masę na koszt zamawiającego po wycenie usługi przez Wykonawcę.
4.17.10 w przypadku skorzystania z rodzaju przesyłek nie ujętych w tabeli , rozliczanie nastąpi zgodnie z obowiązującym cennikiem Wykonawcy.
4.17.11 Zawartość przesyłek: próbki do badań laboratoryjnych (żywność, przedmioty użytku, suplementy diety i inne).
3.Termin realizacji zamówienia: od 01.01.2023 r. do 31.12.2024 r.
4. Warunki udziału w postepowaniu, opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia*
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności zawodowej tj. Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022, poz. 896 ze zm.) zwanej dalej „ustawą prawo pocztowe”, w szczególności Wykonawca powinien wykazać, że jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych, Wykaz oświadczeń i dokumentów - w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia Wykonawca do oferty musi dołączyć aktualne na dzień składania ofert:
4.2.1 wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzony przez Prezesa Komunikacji Elektronicznej, na wykonywanie działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 896) - składany w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną.
Jeżeli Wykonawca nie złoży wymaganych oświadczeń, dokumentów lub dokumenty te będą niekompletne, będą zawierały błędy lub będą budziły wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
Pozostałe dokumenty, które składa Wykonawca wraz z ofertą:
4.3.1 W przypadku podpisania oświadczeń, dokumentów, formularza ofertowo cenowego, przez osobę nie będącą umocowanym w dokumentach rejestrowych (CEIDG/KRS) przedstawicielem Wykonawcy do wykonywania czynności prawnych – wymagane jest stosowne pełnomocnictwo.
4.3.2 Wypełniony i podpisany formularz ofertowo cenowy stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
5. Kryteria oceny ofert, informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów, opis sposobu przyznawania punktacji za dane kryterium:
Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania – 100
W przypadku, gdy złożone oferty uzyskały jednakową liczbę punktów, Zamawiający wezwie oferentów, którzy złożyli równo ocenione oferty, do złożenia w terminie określonym przez niego ofert dodatkowych. Oferenci składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
6. Informacja o możliwości składania ofert częściowych*:
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
7. Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny*:
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych
8. Informacja o planowanych zamówieniach dotyczących podobnych usług, robót budowlanych lub dodatkowych dostaw, o których mowa w Wytycznych, ich zakres oraz warunki na jakich zostaną udzielone*:
.............................................................................................................
9. Termin składania ofert: do 19.12.2022 r.
10. Istotne warunki przyszłej umowy lub projekt umowy w załączeniu:
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego - oświadczenia
informacje dodatkowe, uwagi*:
10.1 Wykaz dokumentów wymaganych przez Zamawiającego:
Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia oraz wszelkie opłaty i podatki wynikające z obowiązujących przepisów. Podana przez Wykonawcę wartość zamówienia w zł brutto jest wartością ostateczną za zrealizowanie całości przedmiotu zamówienia
10.2 Unieważnienie postępowania:
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny z tym, że unieważnienie postępowania po dokonaniu wyboru Wykonawcy, a przed zawarciem umowy wymaga uzasadnienia. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia w szczególności, jeżeli:
nie zostanie złożona żadna oferta; wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu; cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty; zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie; wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć; postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego; Wykonawca uchyli się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie jest zobowiązany do zwrotu jakichkolwiek kosztów na rzecz Wykonawców. Wykonawcom nie przysługują jakiekolwiek roszczenia względem Zamawiającego w związku z unieważnieniem postępowania.
11. Termin i sposób złożenia ofert
11.1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w formie pisemnej poprzez wypełnienie formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 oraz wypełnienie formularza cenowego stanowiącego załącznik nr 1A do formularza ofertowego (cena na formularzu ofertowym ma być zgodna z wypełnionym formularzem cenowym). Oferta ma być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (uprawnienie musi wynikać z KRS/wypisu z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub z załączonego do oferty pełnomocnictwa). W ofercie należy przedstawić łączną cenę wykonania zamówienia w złotych polskich (zł) obejmującą podatek VAT. Cena taka ma dotyczyć całego przedmiotu zamówienia określonego w zapytaniu ofertowym. Cena oferty ma obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia. W przypadku skorzystania z usług dodatkowych/komplementarnych nie ujętych w formularzu cenowym oraz nadawania przesyłek ponad gabarytowych zostaną naliczone opłaty zgodnie z cennikiem Wykonawcy obowiązującym w dniu przyjęcia usługi do realizacji.
11.2. OFERTĘ - wypełniony formularz oferty (załącznik nr 1) wraz z wypełnionym formularzem cenowym (załącznik 1A do formularza oferty) w zamkniętej kopercie należy złożyć (tj. dostarczyć osobiście do siedziby Zamawiającego lub przesłać za pomocą kuriera lub poczty – liczy się data i godzina wpływu) do dnia 16.12.2022 r. do godz. 11.00 na adres: Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Gorzowie Wlkp., ul. Kosynierów Gdyńskich 27, 66-400 Gorzów Wlkp.. Koperta zawierająca ofertę ma być opatrzona następującym opisem: „OFERTA na Świadczenie powszechnych usług pocztowych oraz usług kurierskich” Oferta otrzymana po wymaganym terminie nie będzie rozpatrywana.
Ofertę można przesłać do Zamawiającego e-mailem na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Dopuszcza się złożenie skanu podpisanej oferty lub złożenie oferty w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
